Os eventos de sucesso não acontecem por acaso, eles são o resultado de um planejamento estratégico minucioso, de uma execução logística impecável e da dedicação incansável aos detalhes que transformam uma simples ideia em um evento que fica gravado na memória de todos os presentes, independente de seu tamanho.
Festivais, por exemplo, que geralmente envolvem várias atrações, múltiplos palcos e milhares de pessoas, levam entre 8 e 12 meses para serem produzidos, e mesmo assim estão sujeitos a imprevistos. Este ano, vimos como uma chuva atípica deixou mais de 70.000 pessoas “presas” durante o “Burning Man”, festival estadunidense. No caso do “Electric Zoo”, realizado em Nova York, cancelamentos de última hora e problemas na cadeia de suprimentos (supply chain) fizeram com que o público processasse os organizadores do festival.
Portanto, é vital compreender a mágica por trás da produção de eventos, tanto do ponto de vista comercial, quanto da sua capacidade de gerar experiências enriquecedoras a seus participantes. Embora cada evento seja único, este artigo explorará as etapas-chave e sugerirá boas práticas que permitem a criação de eventos inesquecíveis.
Segundo a Bizzabo, principal empresa de software para conferências B2B nos Estados Unidos, 80,4% dos organizadores consideram eventos presenciais como o canal de marketing de maior impacto em suas respectivas organizações para 2023. Neste caso, é fundamental ter metas e objetivos bem estabelecidos para poder não só mensurar o retorno sobre o investimento (ROI) como determinar os pontos de melhoria em caso de haver uma próxima edição.
A definição de metas de evento começa com um processo de descoberta:
• Por que você (ou seu cliente) está realizando este evento?
• O que você espera obter com o evento?
• O que você espera que seus participantes/patrocinadores obtenham com o evento?
Com base nessas respostas, se torna mais simples determinar o tipo de evento que a sua empresa/cliente deseja organizar. Se o propósito do evento for o lançamento de um produto, os objetivos podem incluir:
• 10.000 novos seguidores nas redes sociais da página do novo produto.
• 1.000 interações e engajamentos em postagens relacionados ao produto.
• 1.000 unidades do produto vendidas no dia do lançamento.
Certifique-se de estabelecer objetivos com métricas quantificáveis, permitindo o monitoramento do progresso e assegurando que sua equipe consiga alcançá-los.
O orçamento é a base que ajudará a definir o tom do evento. Saber o que você pode ou não investir desde o início ajudará os organizadores a tomar decisões realistas sobre tudo, desde o local e o serviço de catering até a fixação dos preços dos ingressos. Em 2022, 48,1% dos profissionais de eventos nos Estados Unidos já mostravam uma preocupação referente a um aumento (então estimado entre 20% e 50%) no preço de alimentos e bebidas para este ano, segundo pesquisa da Knowland, um dos principais fornecedores de soluções para reuniões e conferências no país.
Abaixo os principais aspectos que você precisa considerar em seu orçamento:
• Local e catering: normalmente constituem a maioria do seu orçamento. No caso do espaço de eventos de sucesso (incluir link interno), certifique-se de incluir aspectos como iluminação e estrutura do palco no orçamento.
• Palestrantes e entretenimento: você pagará por palestrantes e/ou músicos? Se sim, eles serão da região ou você terá que considerar custos de viagem e hospedagem?
• Necessidades dos participantes: há muitos detalhes a serem considerados para atender aos participantes no dia do evento, desde brindes de boas-vindas e programas até crachás de identificação e brindes promocionais. Pense se haverá VIPs, cafés da manhã ou jantares especiais como parte do evento e crie cenários de custos com base nas estimativas de participantes. Se o evento envolve venda de ingressos, é importante avaliar tanto o cenário de maior público como o de menor público esperado.
• Registro: há dois elementos aqui que você precisa considerar em seu orçamento. Um deles é a receita da venda de ingressos (se os participantes estiverem pagando para participar) e o outro é o custo de um sistema a ser usado para o registro e venda de ingressos. Dito isso, assegure-se de que processo de registro seja simples e direto ao ponto, pontuando especificações como perguntas sobre restrições alimentícias ou assentos numerados.
A qualidade do som e da iluminação podem definir o sucesso ou o fracasso de um evento, especialmente se incluírem palestrantes e/ou música ao vivo. Abaixo algumas dicas para você extrair o máximo de valor do seu orçamento de audiovisual e iluminação:
• Identifique suas necessidades e verifique o que o local pode oferecer e o que precisa ser contratado. Mapeie a configuração desejada e quão elaborada você gostaria que ela fosse para o evento.
• Em eventos que utilizem telões, certifique-se de aconselhar os palestrantes sobre a resolução correta para qualquer apresentação e verifique se todas as imagens e slides estão funcionando durante o ensaio.
• Assegure-se de que a iluminação do local seja adequada para apresentações. Caso contrário, existem persianas ou telas que possam ser fechadas para garantir a visibilidade? Ao escolher uma cor para qualquer iluminação adicional, considere a paleta de cores da sua empresa ou do cliente.
• Música de fundo: certifique-se de verificar isso com o local ou fornecedor de audiovisual. Atualmente, a maioria dos espaços de evento permite que você reproduza uma lista pré-preparada do Spotify.
A promoção é indiscutivelmente uma das estratégias mais cruciais durante a fase de planejamento. A lógica é clara: as pessoas só manifestarão interesse em participar do evento se estiverem cientes de sua realização. Segundo o recente relatório da Bizzabo, o marketing lidera a lista referente às principais áreas em que os organizadores alocam boa parte de seu orçamento, seguido por catering e locação.
Um marketing eficaz para eventos se baseia em uma estratégia claramente definida que depende de dados de pesquisa de mercado, ainda que palpites e intuições possam fazer parte das campanhas promocionais. Estratégias de marketing abrangentes podem prever o sucesso do evento com maior precisão, porque suas táticas se concentram em um profundo entendimento do seu público-alvo. Abaixo você confere um pequeno passo a passo:
1. Através da pesquisa de mercado (interna e/ou externa), identifique o público-alvo e quais são seus comportamentos, interesses e problemas. Esse tipo de informação o ajudará na definição de personas para seus clientes.
2. Combine os objetivos do evento com a pesquisa de mercado para criar uma estratégia de marketing.
3. Define as táticas de marketing: quais serão as tarefas executadas diariamente para cumprir a sua estratégia? Alguns exemplos incluem: e-mail marketing, social media marketing, marketing de conteúdo, publicidade offline/out-home (por exemplo, outdoors) e relações públicas.
Lembre-se de definir uma data de início para a divulgação do evento. Para festivais, a Eventbrite aconselha que as atividades de marketing comecem pelo menos 6 meses antes do evento, de preferência um ano, caso exista tempo e orçamento suficiente. No caso de eventos corporativos, o ideal seria iniciar a divulgação entre 1 a 3 meses de antecedência.
Para garantir o sucesso no dia do evento, determine o cronograma que especifique cada atividade e responsabilidade das equipes escaladas. Além disso, prepare uma lista de verificação final para confirmar detalhes logísticos que também contenham informações de contato de fornecedores, agentes, artistas e/ou palestrantes.
Mantenha uma comunicação ágil e eficaz com as equipes. Dessa maneira, será possível tomar decisões rápidas e assertivas em caso de problemas e manter-se informado sobre tudo o que está ocorrendo. Lembre-se: o trabalho em equipe é chave para o sucesso do evento e a comunicação é o elemento vital para que isso aconteça.
A fase pós-evento é dedicada à avaliação e mensuração dos resultados da produção, marcando o encerramento das atividades. Algumas das ações a serem realizadas incluem:
• Desmontagem da infraestrutura (no caso de eventos presenciais)
• Prestação de contas
• Elaboração de relatórios
• Retorno de materiais
• Envio de pesquisas de satisfação e agradecimentos
• Análise de dados
• Revisão do orçamento
As pesquisas de satisfação são fundamentais caso exista a intenção de organizar novos eventos. Logo, assegure-se de enviar um e-mail ou uma mensagem personalizada aos clientes em até 24 horas após o evento.
