Na atual era de eventos vibrantes e tecnológicos, que buscam brindar uma experiência cada vez mais marcante ao público presente, a escolha do “espaço perfeito” desempenha um papel central no sucesso de qualquer ocasião.
Nos Estados Unidos, por exemplo, essa escolha se torna ainda mais importante observando que 80,4% dos organizadores consideram eventos presenciais como o canal de marketing de maior impacto em suas respectivas organizações, segundo pesquisa conduzida pela Bizzabo, principal empresa de software para conferências B2B no país.
A seleção do local certo pode transformar uma reunião comum em uma experiência extraordinária. No entanto, a localização é apenas o ponto de partida. A capacidade do espaço também desempenha um papel crucial, pois afeta diretamente a experiência dos participantes. Esses detalhes fazem toda a diferença e estão ao alcance de uma escolha informada.
As comodidades e serviços oferecidos pelo espaço podem elevar ou restringir a qualidade do seu evento. A oferta de alimentos, por exemplo, foi o segundo fator mais importante que as pessoas levam em consideração ao decidir participar de qualquer tipo de evento, segundo um estudo da Eventbrite de 2019. Além disso, a flexibilidade do espaço é uma característica que não deve ser subestimada, desde capacidade de personalizar o ambiente conforme as necessidades do evento até os níveis de acessibilidade.
Este guia visa fornecer insights de qualidade sobre como selecionar o espaço de eventos ideal para suas necessidades. Vamos explorar a importância da localização, capacidade, comodidades e flexibilidade dos espaços, além de oferecer dicas práticas para garantir que sua escolha seja bem informada.
A acessibilidade é um dos principais benefícios de escolher um local bem localizado. Isso inclui proximidade a aeroportos, estações de trem e rodoviárias, facilitando o deslocamento dos participantes, especialmente para eventos que atraem pessoas de diferentes regiões. Além disso, ter um local que possua estacionamento é preferível. No entanto, caso isso não seja possível, verifique a disponibilidade de estacionamentos nas proximidades que os participantes possam utilizar. Outras alternativas incluem:
• Reservar estacionamentos próximos ao local, podendo incluir o custo no valor dos ingressos ou permitir que os participantes paguem pelo estacionamento quando chegarem.
• Verificar descontos oferecidos por plataformas como Uber e 99 para eventos.
• Facilitar o compartilhamento de táxis entre os participantes.
• Disponibilizar o serviço de valet parking, mesmo que o local não ofereça. A disponibilidade de manobristas pode ser essencial para eventos de porte mais elevado/luxo, como uma gala.
Tomemos o caso da recentemente inaugurada MSG Sphere, nova arena da cidade de Las Vegas que promete revolucionar o mundo do esporte e entretenimento com sua visão 360º, 168.000 alto-falantes e 1,2 milhão de luzes LED. Com um custo estimado em US$ 2,3 bilhões, o espaço foi construído praticamente na Las Vegas Strip, avenida onde se encontram todos os principais hotéis da cidade e localizada há menos de 10 quilômetros de distância do aeroporto internacional.
No Brasil, temos o Allianz Parque, estádio de futebol Sociedade Esportiva Palmeiras. Além de ter muitos hotéis na região, a arena também fica próxima ao Terminal Rodoviário Barra Funda e a estação de metrô Palmeiras-Barra Funda, facilitando o acesso de pessoas que preferem utilizar o transporte público.
Encontrar a capacidade certa do local após calcular o percentual de comparecimento é importante. No entanto, é fundamental também determinar se os participantes do evento estarão sentados a todo momento (por exemplo, uma conferência ou imersão corporativa), se não haverá mesas ou se será uma combinação dos dois. Afinal, você deve providenciar conforto às pessoas e não tê-las espremidas em seu evento.
Ao procurar o espaço de eventos perfeito, tenha em mente que tudo o que você planeja oferecer aos seus convidados ocupa espaço, desde o equipamento audiovisual, estações de comida e bebidas até a decoração (como totens de identificação, por exemplo). Ou seja, a capacidade de um local vai muito além do total de pessoas que estarão atendendo ao evento. Abaixo algumas boas práticas:
• Certifique-se de visitar o local pessoalmente antes de reservá-lo para o seu evento para ter uma ideia realista do espaço e de quantos convidados, funcionários e equipamentos ele pode acomodar.
• Verifique com os proprietários sobre a capacidade máxima do local antes de disponibilizar os ingressos ao público.
• Pergunte ao local se há alguma área externa que você possa incorporar ao espaço do evento. Além de proporcionar mais espaço de circulação, essa ideia vai trazer uma nova dimensão ao visual do seu evento.
Caso opte por oferecer um serviço de catering aos convidados, é importante verificar se o espaço possui uma cozinha equipada. A logística do catering é parte essencial de qualquer evento de sucesso, seja um casamento, uma conferência ou uma gala. O planejamento adequado, a comunicação clara e a coordenação eficaz com vários profissionais de eventos são fundamentais para garantir a entrega, preparação e serviço pontual de alimentos e bebidas que atendam às suas expectativas.
Considere a decoração existente, o estilo arquitetônico e a mensagem transmitida pelo design de interiores do local escolhido. Se estiver planejando uma gala, seus requisitos serão diferentes aos de uma convenção. Caso a atmosfera do local não esteja alinhada com o tom desejado para o seu evento (por exemplo, sofisticado ou de alta tecnologia), talvez seja necessário investir mais em decorações para preencher essa lacuna.
Além disso, a acessibilidade em um evento é crucial e vem sendo cada vez mais monitorada pelas empresas. Em 2021, o relatório “2022 Global Meetings and Events Forecast”, da American Express, divulgou que 83% dos entrevistados disseram que suas organizações levam em consideração aspectos DE&I (diversidade, equidade e inclusão) ao planejar reuniões e eventos.
Criar um evento acessível beneficia não apenas indivíduos com deficiências visíveis ou conhecidas, mas também ajuda a garantir que todos os convidados, incluindo indivíduos com deficiências não óbvias e pessoas de todas as idades e tipos de corpo, sejam capazes de circular pelo local e desfrutar de suas comodidades.
Selecionar o espaço de evento perfeito é essencial para o sucesso de qualquer ocasião. A escolha do local é mais do que uma mera formalidade, é a base sobre a qual se constroem experiências memoráveis e sua localização é um dos principais fatores influenciadores na decisão de participar de um evento.
A capacidade do espaço é um fator que impacta diretamente na experiência dos participantes, assegurando que todos se sintam confortáveis e bem atendidos. As comodidades e serviços oferecidos podem elevar seu evento a outro nível, deixando uma impressão duradoura nos convidados. Por último, enquanto a atenção à estrutura e estilo do local é fundamental para criar a atmosfera desejada, a acessibilidade é o que fará com que todos os convidados/participantes se sintam incluídos.
