Eventos já existem há milênios. De festas dos mais variados motivos a celebrações religiosas, sua presença já é corriqueira em nossa sociedade. Porém, um elemento fundamental em todos eles era a reunião de várias pessoas no mesmo local, mas os eventos híbridos chegaram para mudar essa realidade.
É fato que o distanciamento social decorrente da pandemia que assolou o mundo nos últimos anos foi uma tragédia de saúde, mas é inegável que esse acontecimento forçou uma evolução digital que, se isso não tivesse acontecido, teria levado muito mais tempo.
Em meio a rotinas que mudaram de maneira radical e muito rápido, tornou-se necessário encontrar maneiras diferentes de fazer o que já era feito antigamente. Ora, se não era possível ter o público reunido fisicamente para um evento, havia uma alternativa: fazer eventos remotamente.
Alguns eventos que estavam programados para aquela época, por volta do 1º trimestre de 2020, foram realizados online. Um exemplo foi a Salesforce, que tem vários eventos globais mas, naquela época, decidiu realizá-los online, mudando todo o seu planejamento.
Poucos meses depois, mais precisamente entre 1 e 6 de setembro de 2020, aconteceu o EuroScience Open Forum em Trieste, na Itália. Ao que tudo indica, essa foi a primeira conferência internacional que teve um encontro presencial desde o início da pandemia, como mostra este conteúdo do site da SciDev.Net.
Pode ser que esta tenha sido, de fato, a primeira conferência que voltou a reunir pessoas presencialmente desde o início da pandemia. Porém, fato é que este formato, na época necessário, hoje ainda continua firme e forte, mesmo com a pandemia já tendo ficado para trás.
Os números não mentem. De acordo com um estudo da Mordor Intelligence, o mercado de eventos virtuais está avaliado em US$ 216,12 bilhões em 2024 e deve chegar a US$ 657,45 bilhões em 2029, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 24,92% no período.
Eventos híbridos, que aliam pessoas que ocupam o mesmo espaço físico com outras que podem estar em qualquer lugar do mundo, vieram para ficar. A dúvida que pode aparecer, portanto, é como integrar o presencial e o virtual para uma experiência de ponta para ambos os públicos.
Não é à toa que o setor de eventos apresentou o melhor resultado dos últimos 5 anos e que isso deve se manter, dado o fortalecimento de uma vertente tão poderosa quanto os eventos híbridos.
Continue a leitura para entender melhor sobre este cenário e conferir algumas sugestões que podem ser de grande valia para quem busca entregar uma boa experiência em ambas as modalidades de participação.
Como não deve ser um evento híbrido?
Esta pode parecer uma pergunta estranha, mas é importante começar por ela. Afinal, o interesse é saber como devem ser organizados os eventos híbridos, e um bom primeiro passo é entender o que não deve acontecer em um evento híbrido.
Vários pontos podem ser discutidos aqui, mas há um elemento que chama mais atenção e, por isso, precisa ser analisado de perto: um evento híbrido não deve ter apenas uma transmissão online para quem não acompanha presencialmente.
No que tange a eventos presenciais, fica clara a importância de um planejamento minucioso e de uma execução detalhada. Da arte da decoração de eventos a todo o processo de construção de conteúdo, organização e execução, o processo é mais tradicional e conhecido, tanto por quem trabalha com organização quanto pelos participantes.
Porém, quando pensamos em um evento de formato híbrido, a situação muda de figura. Ter apenas uma transmissão em vídeo seria o mínimo aceitável para esta proposta, mas é fato que embora entregue uma experiência híbrida, esta fica bem aquém do que poderia ser.
Esta afirmação já pode começar a abrir a sua mente para inovações e tendências em eventos híbridos e você verá mais detalhes a seguir, mas uma vez que tiver ficado clara a importância de ter algo realmente especial para os eventos híbridos, este subtítulo já cumpriu o seu papel.
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Como, então, devem ser organizados e realizados os eventos híbridos?
É claro que não existe uma receita de bolo que possa ser replicada em todos os eventos, já que isso depende da temática do evento, do investimento disponível e de diversas outras variáveis. Porém, alguns elementos importantes são os seguintes:
Comece entendendo o público-alvo
O primeiro passo é entender qual é o público daquele evento, assim como acontece quando se deseja planejar um evento presencial.
A depender do público que participará, a organização tende a ter diferentes considerações. Por exemplo, se é um evento de tecnologia, focado em profissionais e entusiastas do setor, é fundamental oferecer uma experiência riquíssima em tecnologia, já que as expectativas estarão altas.
Isso não significa que outros públicos terão uma experiência ruim, mas sim que o ideal é sempre pensar com a cabeça do cliente e imaginar o que pode ser feito para entregar o máximo de valor possível em um evento híbrido, tanto para quem está na modalidade presencial quanto na remota.
Monte uma equipe multidisciplinar para o planejamento e a execução do evento
Este é outro ponto que se aplica tanto a eventos unicamente presenciais quanto aos híbridos e também aos que são totalmente remotos. Porém, quando pensamos em eventos híbridos, a multidisciplinaridade da equipe tende a ser ainda maior.
Além das tradicionais equipes de planejamento e execução de eventos presenciais, é importante contar com pessoas que tenham conhecimento em eventos híbridos e/ou remotos, cujo olhar pode enxergar detalhes que por vezes passam despercebidos pelos outros.
Uma vez que entender bem o público-alvo e a proposta do evento, essa equipe multidisciplinar estará preparada para fazer as melhores sugestões e apontamentos possíveis para aquele evento.
Tenha uma infraestrutura tecnológica suficiente para oferecer uma boa experiência
Pode ser que alguns eventos híbridos ofereçam recursos e experiências bem diferentes e fora da caixa, enquanto outros podem focar no clássico arroz com feijão bem-feito. Independentemente de qual seja a sua decisão, porém, a infraestrutura de tecnologia deve ser capaz de atender o que se planejou.
A equipe citada anteriormente ajudará a trazer luz ao que for necessário neste ponto, contribuindo para que tudo corra bem no que tange à tecnologia, em especial para a experiência remota.
Organize conteúdos personalizados para cada audiência
Vamos traçar um paralelo simples. Imagine um jogo de futebol, que está tanto sendo transmitido na TV quanto no rádio. Embora o evento seja o mesmo, a experiência que se tem em cada uma dessas modalidades é absurdamente diferente, já que em uma delas os espectadores estão assistindo à partida, enquanto em outra (geralmente) estão apenas ouvindo.
Pode parecer uma comparação um pouco estranha pensando em eventos híbridos, mas é um claro exemplo de que por mais que o produto seja o mesmo, a forma de entregá-lo deve ser totalmente diferente de acordo com a maneira que os espectadores / participantes / etc. estão interagindo com ele.
É muito importante que os organizadores do evento pensem em uma programação para o presencial e em outra para o remoto. È claro que haverá momentos em que ambos confluirão para a mesma coisa, como durante palestras e seminários, por exemplo, mas o restante das interações, idealmente, deve ser diferente.
Aqui, inclusive, vale fazer um disclaimer: não é porque (na maioria das vezes) os ingressos para a participação de um evento remoto são mais baratos do que para a participação presencial que o primeiro deve ter uma experiência limitada e de baixa qualidade. Cada público deve receber o melhor possível onde estiver.
Promova a interatividade e o engajamento
Fomentar interações é importante também em eventos presenciais, mas especialmente nos remotos e híbridos. Afinal, não é apenas o “conteúdo principal” que conta em um evento, mas sim todos os momentos, desde a abertura até o encerramento.
Pensar em dinâmicas que ajudem no engajamento e na interatividade é uma boa maneira de entregar uma experiência ainda mais satisfatória aos participantes. Se for possível integrar esses dois públicos em algumas dinâmicas, então, a conexão e a sinergia entre eles tende a ser ainda maior.
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Tenha eventos híbridos de excelência com o apoio da PHD Eventos!
Pode parecer difícil unir essas duas experiências na entrega de um produto que cumpra o que se propõe a fazer em cada uma delas, e de fato é. Afinal, são duas maneiras distintas de interagir com aquele evento e é importante pensar muito bem em cada detalhe.
Se você está pensando em organizar um evento de formato híbrido, saiba que a PHD tem espaços para eventos e produção completa para lhe atender com o que precisar, com um resultado admirável tanto para quem participa presencialmente quanto remotamente.
Por isso, seja qual for a proposta dos eventos híbridos que você planeja, conte com a PHD Eventos e tenha o que há de melhor à sua disposição, desde espaços de eventos singulares e icônicos até equipes altamente qualificadas e capacitadas para o planejamento e a execução!
